Termini e Condizioni del Servizio

1. Ambito e accettazione

Questi Termini regolano l'uso di Presenze, servizio per la gestione di presenze, assenze e turni del personale. L'accettazione avviene alla creazione dell'account o al primo utilizzo. Chi accetta per conto di uno studio o azienda dichiara di avere i poteri necessari.

Se uno Studio usa Presenze per una o più Aziende clienti, deve avere il loro permesso e deve condividere con loro Termini, Privacy Policy, informative e limiti del Servizio prima dell'attivazione.

Eventuali contratti o condizioni particolari prevalgono su questi Termini per gli aspetti espressamente regolati in modo diverso.

2. Definizioni

• Servizio: Presenze AI by NEXAI, incluse app, chat, funzioni AI, canali collegati, importazioni ed esportazioni.
• Fornitore: il soggetto che mette a disposizione Presenze AI by NEXAI.
• Cliente: lo studio, il consulente del lavoro o l'azienda che attiva il Servizio.
• Azienda cliente: l'impresa per cui vengono gestite presenze e dipendenti.
• Utenti: le persone autorizzate dal Cliente o dall'Azienda ad accedere al Servizio.
• Contenuti: dati, messaggi, file e informazioni inseriti o generati tramite il Servizio.

3. Cosa fa il Servizio

Presenze aiuta a raccogliere e organizzare i dati per la gestione mensile delle presenze: anagrafiche dipendenti, calendari, turni, assenze, riepiloghi, chiusure mensili, importazioni da file, chat operativa ed esportazioni per paghe.

Il principio base è la presenza implicita: giornata lavorativa senza eccezioni = giornata lavorata. Gli eventi registrano eccezioni e variazioni.

Presenze è uno strumento tecnico di raccolta dati. Non sostituisce il consulente del lavoro, l'elaborazione paghe o la consulenza legale. Ogni decisione operativa, paghe, lavoro o privacy resta responsabilità del Cliente.

4. Account e responsabilità

L'amministratore dello Studio configura l'ambiente, gestisce clienti e utenti, ed è responsabile della correttezza dei dati e delle istruzioni agli utenti. Gli altri consulenti operano per conto dello Studio nei limiti dei permessi ricevuti.

Gli utenti cliente comunicano eccezioni, verificano riepiloghi e gestiscono i dati secondo le funzioni abilitate. L'Azienda cliente è responsabile della veridicità delle comunicazioni e della verifica finale dei dati.

Presenze non entra nel rapporto tra Studio e Azienda cliente: non verifica incarichi, deleghe o autorizzazioni. Lo Studio o il Cliente deve gestire accessi, permessi, istruzioni e comunicazioni verso le Aziende clienti e i loro utenti.

5. Obblighi del Cliente

• usare il Servizio solo se ha il permesso di trattare i dati e di operare per conto dell'Azienda cliente;
• usare il Servizio per finalità lecite legate alla gestione presenze;
• inserire solo dati corretti, aggiornati e pertinenti;
• verificare riepiloghi ed esportazioni prima dell'uso per paghe o adempimenti;
• proteggere credenziali e accessi, e revocare quelli non più necessari;
• spiegare a ogni Azienda cliente come funziona Presenze, quali sono i limiti e dove trovare Termini e Privacy Policy;
• fornire a dipendenti e utenti le informazioni privacy e lavoro necessarie;
• abilitare chat AI, Telegram o feedback solo con il permesso dell'Azienda cliente e dopo aver dato le informazioni necessarie;
• non inserire diagnosi, dettagli sanitari o informazioni non necessarie nei messaggi;
• non usare il Servizio per sorveglianza, profilazione o decisioni disciplinari;
• segnalare tempestivamente usi non autorizzati o anomalie.

6. Chat e AI

Il Servizio può includere una chat che interpreta messaggi e li trasforma in operazioni (es. aggiunta ferie, cambio turno). Se abilitata, usa modelli AI di fornitori terzi.

• la chat facilita l'inserimento dati, non prende decisioni su paghe o rapporti di lavoro;
• in caso di ambiguità il Servizio chiede chiarimenti;
• il Cliente deve verificare gli esiti prima di chiusure o esportazioni;
• le funzioni AI non sostituiscono la verifica umana o la consulenza professionale.

Il Servizio non è progettato come sistema di decisione o monitoraggio automatizzato dei lavoratori. Se il Cliente collega canali esterni (es. Telegram), i messaggi sono trattati come messaggi operativi e il canale resta soggetto anche alle condizioni del relativo fornitore.

7. Contenuti e dati

Il Cliente resta responsabile dei Contenuti inseriti, delle istruzioni date agli utenti e della correttezza dei dati. Il Fornitore li tratta per erogare il Servizio, garantire la sicurezza e adempiere a obblighi di legge. Le esportazioni devono essere verificate prima dell'uso.

8. Privacy

Il trattamento dei dati personali avviene secondo la Privacy Policy. L'Azienda cliente è normalmente titolare dei dati dei propri dipendenti; il Fornitore può agire come responsabile del trattamento. Il Cliente deve verificare di avere permessi, informative e basi giuridiche adeguate per il proprio uso del Servizio.

9. Sicurezza e sospensione

Il Fornitore adotta misure di sicurezza adeguate. Può sospendere o limitare l'accesso in caso di violazione dei Termini, rischi di sicurezza, uso illecito, mancato pagamento o richiesta dell'autorità.

10. Disponibilità e versione beta

Il Fornitore si impegna a mantenere il Servizio disponibile. Possono verificarsi interruzioni per manutenzione o cause esterne. In fase beta, alcune funzioni possono essere incomplete o modificate; il Cliente deve verificare i dati con particolare attenzione.

11. Proprietà intellettuale

Il Servizio, il software, le interfacce e i marchi sono del Fornitore. Al Cliente è concesso un diritto d'uso limitato e non trasferibile. È vietato copiare, decompilare, rivendere o usare il Servizio per costruire prodotti concorrenti.

12. Corrispettivi

Prezzi, limiti e condizioni commerciali sono definiti nel contratto applicabile. L'accesso gratuito o beta può essere modificato o cessato con congruo preavviso.

13. Responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, il Fornitore risponde solo per danni diretti causati da dolo o colpa grave. Non risponde di danni indiretti, perdita di profitto, errori da dati inesatti, uso improprio, mancata verifica, mancata informativa ai dipendenti, assenza di permessi del Cliente o decisioni prese dal Cliente sulla base dei risultati del Servizio. Se un problema nasce da dati, istruzioni, accessi o usi gestiti dal Cliente, la responsabilità resta del Cliente.

14. Cessazione e dati

Alla cessazione del rapporto o in caso di mancato pagamento, il Cliente deve esportare i dati entro i termini disponibili. Di norma i dati del servizio restano disponibili fino a 90 giorni per riattivazione, esportazione o passaggio ad altro sistema. Decorso il termine, il Fornitore può cancellare o anonimizzare i dati, salvo obblighi di legge o accordi specifici.

15. Modifiche

I Termini possono essere aggiornati. La versione corrente è disponibile nel Servizio. L'uso dopo la pubblicazione comporta accettazione.

16. Legge applicabile

Legge italiana. Foro competente secondo il contratto applicabile o, in mancanza, secondo la legge italiana.