Informativa per i dipendenti (art. 13 GDPR)

1. Perché ricevi questa informativa

Il tuo datore di lavoro usa Presenze per gestire presenze, assenze e turni. Questa informativa spiega quali dati vengono trattati e come. Alcune funzioni includono chat e strumenti AI di supporto.

2. Chi decide sui tuoi dati

Il titolare del trattamento è il tuo datore di lavoro. I suoi recapiti sono nella sezione "Profilo" dell'app o disponibili presso l'azienda.

Il datore di lavoro può avvalersi di uno studio/consulente per paghe e adempimenti. Presenze AI by NEXAI è il fornitore tecnico del servizio.

3. Quali dati vengono trattati

• anagrafica: nome, cognome, codice fiscale, eventuale data di nascita;
• rapporto di lavoro: date di assunzione/cessazione, orario, turni, sede;
• presenze e assenze: ferie, permessi, malattia, straordinari, cambi turno, correzioni;
• messaggi operativi inviati tramite app, chat o Telegram se collegato;
• log tecnici necessari a sicurezza e tracciabilità delle modifiche.

Per la gestione ordinaria basta la tipologia di assenza (es. "malattia") e il periodo. Non inserire diagnosi o dettagli clinici nei messaggi.

4. Perché vengono trattati

• gestione presenze, turni, assenze e permessi;
• elaborazione retribuzioni e adempimenti contributivi/fiscali;
• organizzazione del lavoro;
• registrazione eccezioni tramite app o chat;
• obblighi di legge e tutela dei diritti del datore di lavoro.

5. Base giuridica

Il trattamento è necessario per il rapporto di lavoro e per obblighi di legge del datore di lavoro. Per dati sulla salute desumibili dal tipo di assenza (es. "malattia"), il trattamento avviene nei limiti previsti dalla normativa sul lavoro e sulla previdenza sociale.

6. Chi può accedere ai dati

• personale autorizzato del datore di lavoro (es. HR, amministrazione);
• studio/consulente del lavoro, nei limiti delle attività affidate;
• fornitori tecnici necessari al funzionamento della piattaforma (hosting, email, backup);
• fornitori AI, se la funzione chat è attiva;
• Telegram, se il canale è collegato;
• autorità competenti, se previsto dalla legge.

7. Trasferimenti extra UE

Se il datore di lavoro abilita funzioni che coinvolgono fornitori fuori dallo Spazio Economico Europeo (es. AI), il trasferimento deve avvenire con le garanzie previste dal GDPR.

8. Conservazione

I dati sono conservati per la durata del rapporto di lavoro e successivamente per gli obblighi di legge (fiscali, contributivi, giuslavoristici), secondo le policy del datore di lavoro.

9. Chat e AI

Presenze può usare AI per capire un messaggio operativo (es. "Mario ferie domani") e trasformarlo in un evento. L'AI non decide ferie, retribuzioni, sanzioni o valutazioni. Non usa identificazione biometrica, riconoscimento delle emozioni o scoring dei lavoratori. Gli esiti devono essere verificati da persone autorizzate prima dell'uso.

10. I tuoi diritti

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione o portabilità dei tuoi dati contattando il datore di lavoro tramite i recapiti nell'app o comunicati dall'azienda. Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

11. Sicurezza

Sono adottate misure tecniche e organizzative per proteggere i dati, inclusi controlli di accesso e tracciabilità delle modifiche.